Condiciones de uso y política de privacidad
String Workforce — String Systems
1. Definiciones y ámbito
La «Plataforma» es el servicio de control de asistencia String Workforce prestado por String Systems (Jordania), en su edición en la nube y en su edición local. La «Empresa» es la organización que registra una cuenta. Un «Usuario» es cualquier miembro de la administración de la Empresa que accede a la cuenta. Un «Empleado» es la persona cuyos datos y asistencia se registran en la cuenta de la Empresa.
Este documento (condiciones de uso, política de privacidad y acuerdo de tratamiento de datos) constituye el contrato completo entre String Systems y la Empresa y se aplica a todo Usuario y Empleado que use la Plataforma. Si la Empresa tiene un acuerdo firmado con String Systems, ese acuerdo prevalece sobre cualquier disposición contraria.
2. Aceptación y capacidad
Al registrar una cuenta, pulsar «Acepto» o usar la Plataforma, aceptas estas condiciones. Esta aceptación electrónica es un acuerdo válido y vinculante conforme a la Ley jordana de Transacciones Electrónicas n.º 15 de 2015.
La persona que registra la cuenta confirma que es mayor de edad y que está legalmente autorizada para obligar a la Empresa; la Empresa sigue siendo responsable de todo lo que se haga desde su cuenta.
3. La cuenta y las responsabilidades de la Empresa
La Empresa es responsable de la exactitud de los datos que introduce, de las cuentas de su administración y de sus empleados, de la confidencialidad de las contraseñas y claves de API, y de avisarnos de inmediato de cualquier uso no autorizado.
La Empresa es el único empleador de sus Empleados y es responsable de cumplir la legislación laboral, la seguridad social y su reglamento interno, así como de informar a sus Empleados de que la asistencia se registra electrónicamente y de qué datos se recogen al fichar. La Plataforma es una herramienta para registrar y calcular la asistencia; no sustituye las decisiones de la Empresa ni su asesoramiento jurídico.
La Empresa publica su propia política para sus Empleados desde la página de Configuración (al registrarse se le propone un texto basado en la legislación laboral de su país). La política se muestra a cada Empleado para su aceptación antes de poder fichar, y el texto aceptado permanece visible en su cuenta.
4. Funciones en el tratamiento de datos (acuerdo de tratamiento)
La Empresa es el «responsable» de los datos de sus Empleados y String Systems es un «encargado» que los trata en su nombre únicamente para prestar el servicio y conforme a sus instrucciones documentadas, incluidas estas condiciones y la configuración de la cuenta.
Como encargado nos comprometemos a: mantener la confidencialidad de los datos y limitar el acceso al personal que lo necesita para prestar soporte; aplicar medidas de seguridad adecuadas; recurrir a subencargados solo para alojamiento, correo electrónico y copias de seguridad; ayudar a la Empresa a responder a las solicitudes de los Empleados sobre sus datos; notificar a la Empresa cualquier brecha de seguridad que afecte a sus datos sin dilación indebida y en un plazo de 72 horas desde que la conozcamos; y suprimir o devolver los datos de la Empresa al finalizar el servicio según la sección 9.
5. Prueba, suscripción y pago
Cada Empresa empieza con una prueba gratuita de catorce días con todas las funciones. Después elige uno de los planes de la página de Suscripción; el plan determina el número de Empleados y centros y el tiempo de conservación de las fotos de asistencia.
La suscripción se paga por adelantado para el periodo elegido mediante los métodos indicados en la página de Suscripción y se activa al confirmarse el pago. Los precios no incluyen los impuestos y tasas legales, que asume la Empresa. No se reembolsan los importes de un periodo ya iniciado salvo que la ley lo exija o no podamos prestar el servicio por causa imputable a nosotros.
Al terminar la suscripción o la prueba, la Empresa dispone de un periodo de gracia durante el cual el servicio sigue disponible para renovar; después, el acceso a la cuenta se bloquea y los datos se conservan según la sección 9 hasta que se renueve la suscripción o se eliminen los datos. Enviamos un aviso por correo electrónico antes del vencimiento y en el momento del mismo. Podemos modificar los precios con al menos treinta días de antelación; un cambio nunca se aplica a un periodo ya pagado.
6. La edición local y su licencia
La edición local es un programa instalado en un servidor propiedad de la Empresa y activado con una clave de licencia vinculada a una instalación. La licencia es personal de la Empresa e intransferible, se renueva con la suscripción y la clave sigue siendo válida a través de las actualizaciones.
No está permitido copiar, modificar, descompilar, aplicar ingeniería inversa, alquilar el programa ni eludir su mecanismo de licencia. La Empresa es responsable de su servidor, copias de seguridad, seguridad, certificados y actualizaciones del sistema; nosotros somos responsables del programa y de sus actualizaciones.
7. Los datos que recogemos
Datos de la Empresa y de su administración: nombre, correo electrónico, teléfono, país, configuración de la empresa e historial de suscripción.
Datos de los Empleados introducidos por la Empresa: nombre, número de empleado, departamento, puesto, datos de contacto y la información de perfil que la Empresa decida añadir.
Datos de asistencia: horas de entrada, salida, descansos y salidas, la ubicación y su precisión en el momento de fichar, la foto de verificación si la Empresa la activa, el identificador del dispositivo o navegador, la dirección de red (IP) y los registros de los terminales biométricos que conecte la Empresa. Si la Empresa activa la verificación facial, la imagen de referencia del Empleado y los fotogramas de verificación se tratan solo con ese fin y nunca para otra cosa.
Registros de auditoría y uso: quién realizó cada acción, cuándo y desde qué dirección, y los registros de inicio de sesión, para proteger las cuentas y revisar los cambios. No recogemos más datos de los que el servicio necesita.
8. Cómo usamos los datos
Usamos los datos solo para prestar el servicio: registrar y calcular la asistencia, elaborar los informes y cifras de nómina que solicita la Empresa, enviar notificaciones y correos de cuenta y suscripción, soporte técnico, y proteger las cuentas y prevenir abusos.
Nunca vendemos ni alquilamos los datos, nunca los usamos para publicidad ni marketing de terceros, nunca usamos datos de Empresas o Empleados para entrenar modelos de inteligencia artificial, y solo accedemos a los datos de una Empresa en la medida necesaria para prestar soporte o resolver un problema.
9. Conservación, supresión y exportación
Las fotos de asistencia se eliminan automáticamente al vencer el periodo de conservación del plan de la Empresa. Los registros de inicio de sesión y auditoría se conservan doce meses y después se eliminan salvo que la ley exija otra cosa.
El resto de los datos de la Empresa se conservan durante la suscripción y el periodo de gracia. Tras el cierre de la cuenta o el fin del periodo de gracia sin renovación, conservamos los datos noventa días para que la Empresa pueda exportarlos o renovar, y después los eliminamos definitivamente en un plazo adicional de treinta días, copias de seguridad incluidas. La Empresa puede exportar sus datos en cualquier momento en formatos Excel y CSV desde las páginas de informes y empleados, y pedir la supresión de su cuenta por correo electrónico.
La Empresa debe exportar los registros de asistencia que necesite antes de la supresión para cumplir las obligaciones de conservación que le impone la legislación laboral.
10. Seguridad de los datos
Las conexiones al servicio están cifradas (HTTPS), las contraseñas nunca se guardan en claro sino con un algoritmo de hash moderno, los datos de cada Empresa están aislados lógicamente de los demás, el acceso administrativo a los servidores se realiza con claves y queda registrado, y se realizan copias de seguridad cifradas a diario.
El servicio ofrece autenticación de dos factores para los usuarios de administración, vinculación del Empleado a su dispositivo y asistencia limitada por geolocalización, y recomendamos activarlas. La Empresa sigue siendo responsable de los dispositivos de sus Empleados, de su red y de sus contraseñas.
11. Compartición de datos y proveedores
No compartimos datos con nadie salvo nuestros proveedores de alojamiento, correo electrónico y copias de seguridad, en la medida necesaria para prestar el servicio y bajo obligaciones de confidencialidad, o cuando lo exija la ley, una orden judicial o una solicitud oficial de una autoridad competente, en cuyo caso informamos a la Empresa salvo que la ley lo prohíba.
Los datos pueden almacenarse en servidores fuera del país de la Empresa. Elegimos proveedores que aplican medidas de seguridad reconocidas y seguimos respondiendo ante la Empresa por el tratamiento que realicen en nuestro nombre.
12. Derechos de los Empleados y de los interesados
Los Empleados pueden consultar su registro de asistencia en su cuenta y solicitar su corrección, y ver en su cuenta las políticas que han aceptado y cuándo.
Los datos personales se tratan conforme a la Ley jordana de Protección de Datos Personales n.º 24 de 2023 y a la legislación equivalente del país de la Empresa. Las solicitudes de acceso, rectificación, supresión u oposición se dirigen a la Empresa como responsable, y le ayudamos a responder dentro de los plazos legales. Los Empleados también tienen derecho a reclamar ante la autoridad de protección de datos de su país.
Las fotos, la ubicación y los datos biométricos son sensibles; por ello la Empresa activa estas funciones solo tras informar a sus Empleados de ellas y de su base jurídica, y los datos se usan exclusivamente para acreditar la asistencia y nunca se comparten fuera de la cuenta de la Empresa.
13. Uso aceptable
La Plataforma no puede usarse para fines ilícitos, para introducir datos de asistencia falsos, para fichar por otra persona, para manipular la ubicación o el dispositivo, para intentar acceder a datos de otra Empresa, para sondear, atacar, interrumpir o sobrecargar el servicio, para enviar mensajes no solicitados a través de ella, ni para revender el servicio sin acuerdo escrito.
La API está disponible dentro de límites de uso razonables fijados por el plan; podemos limitar el uso excesivo o desactivar claves abusivas. Podemos suspender o cancelar una cuenta infractora tras un aviso, o de inmediato si la infracción es grave o amenaza al servicio o a otros usuarios.
14. Propiedad intelectual
La Plataforma, su software, diseño, marcas y documentación pertenecen a String Systems y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual; estas condiciones solo otorgan un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible durante la suscripción. Los datos de la Empresa y de sus Empleados pertenecen a la Empresa, que nos concede una licencia para usarlos solo en la medida necesaria para prestar el servicio. Podemos usar sin contraprestación cualquier sugerencia de mejora que haga la Empresa.
15. Disponibilidad y soporte
Hacemos esfuerzos razonables para mantener la edición en la nube disponible al menos el 99,5 % de cada mes, excluidos el mantenimiento programado anunciado con antelación siempre que sea posible y las interrupciones ajenas a nuestro control. El soporte se presta por correo electrónico en días laborables y procuramos responder en dos días laborables.
16. Exención de responsabilidad
El servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad». No garantizamos que sea ininterrumpido ni esté libre de errores, ni la exactitud de los datos de asistencia registrados por los Empleados o los dispositivos ni de las ubicaciones que comunican sus teléfonos. Los informes y cálculos (incluidas horas extraordinarias, deducciones y cifras de nómina) son herramientas de apoyo que dependen de la configuración y los datos de la Empresa; la Empresa es responsable de revisarlos antes de utilizarlos y de sus decisiones hacia sus Empleados. La Plataforma no ofrece asesoramiento jurídico ni contable, y los textos legales preparados son plantillas que la Empresa debe revisar con su asesor.
17. Limitación de responsabilidad
En la medida permitida por la ley, no respondemos de pérdidas indirectas o consecuentes ni de pérdida de beneficios, datos o reputación, y nuestra responsabilidad total por cualquier reclamación relacionada con el servicio no supera el importe pagado por la Empresa en los doce meses anteriores al hecho. Esta cláusula no limita la responsabilidad que la ley no permita limitar, como la derivada de fraude o negligencia grave.
18. Indemnización
La Empresa nos indemnizará por cualquier reclamación o pérdida derivada de su incumplimiento de estas condiciones o de la ley, de sus datos, o de sus conflictos con sus Empleados o con terceros en relación con el uso de la Plataforma, incluidos los honorarios legales razonables.
19. Duración, terminación y suspensión
Estas condiciones se aplican desde el registro hasta el cierre de la cuenta. La Empresa puede cerrar su cuenta en cualquier momento desde la página de Suscripción o por correo electrónico. Podemos suspender o cancelar la cuenta por impago tras el periodo de gracia, por infracción de la sección 13, cuando la ley lo exija, o si dejamos de prestar el servicio con al menos noventa días de antelación.
A la terminación se aplican las reglas de conservación, exportación y supresión de la sección 9, y las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir (propiedad intelectual, limitación de responsabilidad, indemnización, ley aplicable) siguen en vigor.
20. Fuerza mayor
Ninguna de las partes responde del retraso o incumplimiento de sus obligaciones (salvo el pago) causado por circunstancias fuera de su control razonable, como catástrofes naturales, guerra, disturbios, cortes generales de internet o electricidad y actos de la autoridad.
21. Modificación de estas condiciones
Podemos actualizar estas condiciones de vez en cuando. La versión actualizada se publica en esta página con la fecha de la última actualización, y notificamos a las Empresas los cambios sustanciales por correo electrónico al menos treinta días antes de su entrada en vigor. Seguir usando el servicio después de esa fecha supone la aceptación; la Empresa que no esté de acuerdo puede cerrar su cuenta antes.
22. Ley aplicable y resolución de conflictos
Estas condiciones se rigen e interpretan conforme a las leyes del Reino Hachemita de Jordania. Las partes intentan resolver cualquier conflicto de forma amistosa en los treinta días siguientes a una notificación escrita; en su defecto, son competentes los tribunales de Ammán, sin perjuicio de los derechos imperativos que la ley del país de la Empresa conceda a esta o a sus Empleados.
Este documento se redactó en árabe y se tradujo a otros idiomas para mayor comodidad; en caso de discrepancia prevalece el texto árabe.
23. Disposiciones generales
Si una autoridad competente declara nula alguna cláusula, las demás siguen vigentes. La Empresa no puede ceder sus derechos bajo estas condiciones sin nuestro consentimiento escrito; nosotros podemos cederlos a un sucesor que siga prestando el servicio. Las notificaciones formales se envían por correo electrónico a la dirección registrada de la Empresa y a nuestra dirección indicada abajo, y se consideran recibidas el siguiente día laborable. Que no exijamos el cumplimiento de una cláusula no supone renunciar a ella.
24. Contacto
Para cualquier consulta sobre estas condiciones o tus datos, para ejercer tus derechos o para comunicar un problema de seguridad, escríbenos a: info@stringsystems.net